In der komplexen Welt des Bauwesens, in der jeder Stein auf dem anderen sitzt, ist ein solides Dokumentenmanagement die Grundlage für den Erfolg eines jeden Projekts. Bauprojekte sind von Natur aus kompliziert und erfordern eine präzise Koordination zahlreicher Prozesse, von der ersten Idee über die Planung und Ausführung bis hin zur endgültigen Übergabe. Dokumente sind dabei das verbindende Element, das alle Beteiligten – Architekten, Ingenieure, Bauunternehmer, Handwerker und nicht zuletzt die Bauherren selbst – auf einer Linie hält.
Hierbei kann ein Dokumentenmanagementsystem helfen. Was ist ein Dokumentenmanagementsystem in der Baubranche und wie genau kann es besonders im im Bauwesen helfen? Diese Frage klären wir in diesem Artikel!
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine zuverlässige Software zur übersichtlichen Organisation von Dokumenten. Es ermöglicht das schnelle und einfache Suchen, Bearbeiten, Speichern und Verfolgen von gescannten und digitalisierten Dokumenten. Darüber hinaus werden die in den Dokumenten enthaltenen Informationen automatisch erkannt und an externe Systeme wie CRM oder ERP weitergeleitet.
Der Einsatz eines DMS ermöglicht es konkret, komplexe Geschäftsprozesse automatisiert und digital abzubilden. Dadurch werden Brüche in der Informationsverarbeitung vermieden, Datenredundanzen reduziert und die Informationsbereitstellung optimiert. Zudem entlastet ein DMS die Umwelt und die Mitarbeitenden, die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihr Potenzial voll ausschöpfen können.
Was sind die Vorteile eines DMS?
Jetzt, wo Sie den Begriff DMS verstanden haben, fragen Sie sich vielleicht, welche Vorteile innovative DMS-Lösungen bieten und wie sie Ihnen helfen können, Ihre Daten effizienter und sicherer zu verwalten.
#1 Produktivitätsboost: Effizientere und schnellere Arbeitsabläufe
Durch die Implementierung eines DMS und die Automatisierung von Prozessen können Arbeitsabläufe beschleunigt und zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten reduziert werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis für Ihr Team bei gleichzeitiger Steigerung der Gesamtproduktivität. Konkret bedeutet dies, dass Ihre Mitarbeiter weniger Zeit für monotone Tätigkeiten aufwenden müssen und stattdessen mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten haben.
#2 Alles auf einem Blick
Ein solches Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Nachvollziehbarkeit aller betrieblichen Abläufe. Dadurch wird die Transparenz erhöht und jeder Prozessschritt kann besser nachvollzogen werden. Darüber hinaus haben die Teammitglieder die Möglichkeit, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit zu verfolgen und bei Bedarf aktiv einzugreifen oder Unterstützung anzubieten. Auch das Management ist stets über den aktuellen Stand der einzelnen Projekte informiert, was zu einer schnellen und zielgerichteten Entscheidungsfindung führt.
#3 Weniger Fehler & mehr Perfektion
Ein Dokumentenmanagementsystem trägt dazu bei, menschliche Fehler zu minimieren und die Bearbeitung von Vorgängen wesentlich präziser und genauer zu gestalten. Ihr Unternehmen erzielt dadurch eine spürbare Qualitätssteigerung. Darüber hinaus sind digitale Systeme oft in der Lage, automatische Warnmeldungen oder Benachrichtigungen zu versenden, wenn bestimmte Richtlinien oder Vorschriften nicht eingehalten werden, was die Qualität der Vorgangsbearbeitung weiter erhöht.
Dies bringt nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern auch für die Kunden, da die höhere Qualität zu einer größeren Kundenzufriedenheit führt.
#4 Alle Dokumente sind sicher
Keine Sorge, Ihre Dokumente sind gut geschützt! Digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten den höchstmöglichen Schutz für Ihre Dokumente und Daten. Sie verwenden wirksame Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollmechanismen, um diese Sicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus ermöglicht ein solches System die regelmäßige Erstellung sicherer Sicherungskopien, die im Bedarfsfall oder bei unvorhergesehenen Ereignissen wie einem Systemausfall oder einem Cyberangriff schnell und unkompliziert wiederhergestellt werden können. Die Verwendung digitaler Signaturen und elektronischer Dokumente gewährleistet die Einhaltung der Sicherheitsstandards und verhindert die Manipulation von Dokumenten.
Typische, digitale Herausforderungen im Bauwesen
Betrachten wir die Herausforderungen genauer: Bauakten bestehen aus einer schier unendlichen Anzahl von Dokumenten mit unterschiedlichsten Anforderungen und Lebenszyklen. Baugenehmigungen, Ausschreibungsunterlagen, Verträge, Leistungsverzeichnisse, Planänderungen und Abnahmeprotokolle sind nur einige Beispiele für die zu bewältigende Dokumentenvielfalt. Jedes dieser Dokumente muss nicht nur erstellt und verteilt, sondern auch ständig aktualisiert, archiviert und – nicht zu vergessen – allen Beteiligten zugänglich gemacht werden. Die Geschwindigkeit, mit der Informationen ausgetauscht werden, und die Genauigkeit der Informationen sind entscheidend für die termin- und budgetgerechte Fertigstellung eines Bauprojekts.
Warum lohnt sich ein DMS vor allem in der Baubranche?
In der dynamischen Welt der Baubranche, in der jedes Projekt einem komplexen Geflecht aus Zeitplänen, Plänen, Verträgen und Compliance-Anforderungen gleicht, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht weniger als ein Gamechanger. Gerade in dieser stark regulierten Branche, in der die Genauigkeit der Dokumentation über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes entscheiden kann, erweist sich das DMS als unverzichtbarer Dreh- und Angelpunkt für effiziente Arbeitsabläufe.
Stellen Sie sich vor, alle Baupläne, Fortschrittsberichte, Arbeitsanweisungen und Lieferantendokumentationen wären in einem zentralen digitalen Hub verfügbar – mit einem Klick abrufbar, egal ob Sie sich auf der Baustelle oder im Büro befinden. Diese Flexibilität ist keine Bequemlichkeit, sondern eine Notwendigkeit, um in der hektischen Baubranche auf dem Laufenden zu bleiben. Verzögerungen bei der Informationsbeschaffung können Baustellen buchstäblich zum Stillstand bringen und teure Überstunden verursachen.
Ein DMS in der Baubranche ermöglicht nicht nur den schnellen Austausch und die Aktualisierung von Informationen, was für alle Projektbeteiligten von der Geschäftsführung bis zu den Subunternehmern kritisch ist, sondern gewährleistet auch die Integrität und Sicherheit der Dokumente. Gerade in einer Branche, die häufig mit wechselnden Witterungsbedingungen, Materialschwankungen und strengen Sicherheitsvorschriften zu kämpfen hat, bietet ein solches System eine zuverlässige Konstanz.
Autor
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
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